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La dématérialisation pour le spectacle : à quoi ça sert ?

Sujet de plus en plus évoqué dans le domaine du Spectacle, la dématérialisation consiste en la substitution de documents papiers par des fichiers numériques, conservés sur différents supports informatiques. Cette dématérialisation génère une simplification des processus administratifs.

Des exemples concrets de son application dans le spectacle

  • Le coffre-fort numérique salarié permet de distribuer les documents de paie (bulletins, AEM et congés spectacles) plus facilement et rapidement
  • Le coffre-fort numérique employeur permet le stockage et l’archivage de ses documents de paie.
  • La signature électronique des contrats de travail  entraîne un gain de temps et une économie de papier puisque la signature est réalisée numériquement valable au regard de la loi.
dematerialisation spectacle a quoi ça sert

Les enjeux pour les producteurs de spectacles

Les producteurs de spectacle ont intérêt à effectuer ce passage au numérique, synonyme de gain de temps et d’économie de coût à la clé. Les documents sont accessibles partout, à n’importe quel moment et depuis n’importe quel appareil mobile, le producteur n’a plus besoin d’être géographiquement dans son bureau ou sur le plateau.

De plus, même si les documents sont désormais numérisés, ils représentent une valeur juridique au regard de la loi pour le salarié et restent confidentiels.

Autre avantage : la suppression de l’utilisation du papier est une démarche en faveur de l’environnement tout en économisant des frais d’impression.

Attention aux multiples solutions de dématérialisation qui n’ont pas toujours de validité juridique ou qui ne font pas gagner tant de temps qu’espéré.

Un coffre fort numérique n’est pas un simple espace de stockage

Le coffre fort numérique doit être conforme à la norme AFNOR (NF Z42-013), il doit garantir l’intégrité, la traçabilité, la pérennité et la sécurité des documents qu’il contient. Les fiches de paie doivent être disponibles pendant 50 ans et/ou jusqu’au 75 ans du salarié. Un coffre fort numérique n’est donc pas un simple espace de stockage même si cet espace remplit les fonctionnalités d’un coffre fort numérique ce n’est pas suffisant, il doit également être aux normes.

Une signature électronique nécessite un certificat électronique

La signature électronique nécessite un certificat électronique assurant le lien entre une signature numérique et son signataire, l’envoi des documents par mail puis signés numériquement ou manuellement puis numérisés ne sont pas valables en raison de l’absence de certificat électronique.

Comment gagner réellement du temps ?

Pour bénéficier au maximum du gain de temps grâce à la dématérialisation, la solution choisie doit :

– intégrer une reconnaissance des documents afin qu’ils soient automatiquement envoyés dans le bon coffre ou vers le bon signataire, donc mieux vaut éviter toutes les solutions qui consistent à glisser chaque document au bon endroit.

– intégrer la possibilité d’envoyer les documents par courrier postal en cas de refus de dématérialisation du salarié,

Les plateformes de signature électronique sont elles une solution acceptable ?

Les plateformes de signature électronique sont une première étape pour aller vers la dématérialisation puisque valables juridiquement, cependant il n’y a pas de reconnaissance du document pour l’envoi au bon destinataire, la tâche de glisser le document au bon endroit reste à faire, les envois groupés ne sont donc pas possibles, à moins de demander un développement spécifique à chaque type de document envoyé, la solution économique devient alors coûteuse.

Comment WIMPROD peut vous offrir une dématérialisation réussie ?

Notre partenaire eDocGroup membre de la FnTC (Fédération des Tirs de Confiance du Numérique) est certifié AFNOR NF, cela nous permet de vous proposer une solution certifiée et conforme à la législation et aux normes en vigueur.

Nous utilisons deux outils de ce partenaire, eDocSign pour la signature électronique des contrats et DeskRH pour le coffre fort numérique, nos clients ont accès à une plateforme réunissant ces deux outils. Wimprod se charge du travail en amont de reconnaissance des documents à envoyer pour éviter un travail manuel de glissement des documents au bon endroit.

Cette solution intègre la possibilité d’envoyer les documents par courrier postal en cas de refus de dématérialisation du salarié.

signature electronique contrat travail intermittent wimprod

Signer un contrat de travail d’intermittent avec la signature électronique

Vous embauchez des intermittents du spectacle, vous devez envoyer souvent des contrats de travail à signer à vos artistes et/ou techniciens

coffre fort numerique paie intermittent spectacle

Bulletin de paie électronique pour les intermittents du spectacle

Vous embauchez des intermittents du spectacle, vous devez envoyer souvent des bulletins de paie à vos artistes et/ou techniciens

Loi El-Khomri

Loi Travail et dématérialisation du bulletin de paie

Le bulletin de paie numérique doit être conservé par l’employeur et par le salarié. La conservation des bulletins de paie numériques est garantie grâce au dépôt dans un coffre-fort certifié AFNOR*Depuis le 1er janvier 2017, avec la loi El Khomri, l’employeur peut opter pour la dématérialisation des bulletins de salaires et c’est au salarié de manifester son refus s’il s’y oppose

*coffre-fort certifié AFNOR NF 203 CCFN en partenariat avec eDocGroup 

Le coffre-fort numérique eDocGroup est conforme aux exigences « des spécifications fonctionnelles concernant le composant coffre-fort numérique destiné à la conservation d’informations numériques dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité dans le temps. »

Cette certification intègre la conformité aux normes NFZ42-020 et gère la copie de sécurité au sens de la norme NF Z42–013.

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La paie dématérialisée pour le spectacle

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